HR-frågor i Coronatider #7
Saker som du som startup eller snabbväxande bolag funderar på just nu!?
Efter förra veckans nyhetsbrev fick vi flera frågor om reglerna kring betald semester vid permittering. Tydligen lämnade myndigheterna olika svar beroende på vem man pratade med… Det som gäller är det vi skrev förra veckan - vilket har bekräftats av både Tillväxtverket och flera jurister.
Veckans spaningar
Nedan är några frågeställningar som vi har stött och blött lite extra mycket under veckan som gått.
Hur ska vi räkna när det infaller röda dagar under permitteringsperioden?
På Tillväxtverket står det Om du har en anställning som förutsätter att du arbetar helgfria vardagar och har rätt att vara ledig röda dagar påverkar det inte närvarokvoten. Så för att räkna ut arbetsprocenten under veckor med röda dagar (exempelvis 1:a maj, kristi himmelfärd) så tar man helt enkelt bort de timmarna från nämnaren (de gamla mattekunskaperna från lågstadiet kommer väl till pass här 😉.
Exempel vid 40% arbetstid under Kristi Himmelsfärdsveckan:
Täljare: 12,8 / Nämnare: 32 = 40%
Det går ju att fördela arbetstiden som det passar verksamheten under hela perioden.
Hur kan vi arbeta med kompetensutveckling under permitteringstiden?
Som nämndes förra veckan ställer sig Tillväxtverket sig positiva till arbete med kompetensutveckling under arbetsbefriad tid, då näringslivets kompetensförsörjning är en avgörande tillväxtfråga på lång sikt.
Men vi kan inte beordra medarbetare att kompetensutveckla sig (om inte något specifikt upplägg är överenskommet i kollektivavtal), men vi kan uppmuntra, peppa och skapa optimala förutsättningar för lärande. Prata löpande om de unika möjligheterna som nu finns kopplat till kompetensutveckling, uppmuntra till spontan kompetensdelning kollegor emellan, köp in efterfrågade böcker och uppmuntra bokcirklar o.s.v. Bolla tillsammans fram kreativa och kostnadseffektiva möjligheter till kompetensutveckling. Följa upp de företags- och/eller gruppdiskussionerna med individsamtal där ni fokuserar på lärande; Hur vill du utnyttja din tid för kompetensutveckling? Vad vill du lära dig? Och hur? Hur kan jag stötta dig i detta?
Tips!
En av våra kunder erbjuder alla sina medarbetare 1 + 0,5 timmes coaching med oss, där vi hjälper medarbetarna att ta fram en individuell kompetensutvecklingsplan med konkreta aktiviteter - ett perfekt sätt att få en rivstart i arbetet och ge medarbetarna bästa möjliga förutsättningar att driva sitt kompetensutvecklingsarbete. Är du nyfiken på detta? Hör av dig så fixar vi ett bra corona-pris.
Hur kan vi motivera medarbetare att jobba effektivt sina 40%, 60% eller 80%?
Oavsett om vi arbetar på distans eller på samma ställe, 100% eller kortare så handlar motivation till stor del om att se och bekräfta dina medarbetare. Det är enkelt i teorin, men ofta svårt att få till i det dagliga operativa smattret. Gör det därför enkelt och konkret för dig själv. Det kan vara så att du måste börja mekaniskt, sätt upp mål för dig själv och ditt team. Exempelvis:
Ge beröm minst en gång om dagen till var och en av dina medarbetare.
Var nyfiken och fråga dina medarbetare vad de gör (inte att förväxla med kontrollera).
Ställ fler frågor: Vad har du för mål med den här dagen?
Uppmärksamma andras insatser inför varandra.
En annan viktig aspekt för motivationen är att känna att det man arbetar med är relevant, viktigt och bidrar med värde till organisationen. Nu är det viktigare än någonsin att organisationen har tydliga mål och gemensamma fokusområden. Om du som medarbetare vet vad som är absolut mest prioriterat denna vecka kan du lättare fördela din tid, stötta kollegor som behöver extra hjälp och be om hjälp om du själv behöver.
Veckans tips:
Ställ inte in, ställ om
Försommaren brukar vara en populär tid för teambuilding-aktiviteter, konferenser och kickoffer. Läget som råder har fått många att ställa in eller tänka om eftersom folkhälsomyndigheten tillfälligt förbjudit sammankomster på mer än 50 personer.
Dessa typer av aktiviteter är viktiga för sammanhållningen så istället för att helt ställa in uppmuntrar vi till att tänka nytt!
Digital konferens / föreläsning
Har ni en agenda klar för en konferens som nu inte blir av fysiskt? Inga problem, gör som teknikjättarna Adobe, Google, Microsoft och kör konferensen digitalt!
Investera i ett verktyg som tex. Mentimeter (https://www.mentimeter.com/) där det går att uppnå en bra grad av interaktion mellan talare och deltagare trots fysisk distans.
After Work digitalt
Styr upp en timme där du och kollegorna alla är uppkopplade och delar en digital stund tillsammans som inte är kopplad till jobbsnack, GoogleHangouts eller Zoom funkar kanon för detta. Förslagsvis kan du även styra upp en quiz i Kahoot med frågor som får kollegorna att lära känna flera sidor av varandra.
Vi vill gärna dela med oss av ett lyckat exempel på detta som våra kompisar DevHouse körde med sina kollegor (och hur arbetet bakom ser ut):
“Vi hade AW-online med hjälp av Zoom, en fredag mellan kl. 16-17. Vi bjöd in samtliga 95 anställda till vår AW. För att korsa det virtuella med verkligheten fixade vi ett AW-kit innehållande 3 öl och chips, plus ett handskrivet kort i varje påse. Vi bokade transport som levererade påsarna hem till de anställda personligen.
Under AW:n var vi först hela gruppen, sedan delade vi in oss i mindre grupper, break out sessions (ca 6 per/grupp under 5-10 min) och sen bytte vi grupperingar under AW-timman. Riktigt intressant när man växlade runt mellan ett antal grupperingar. Man fick prata med många olika personer, säkert fler än på en vanlig fysisk AW.”
Tidsåtgång / aktiviteter:
Inhandla kassar, öl, chips, skriva en personlig hälsning (ej namngiven
Adresser till samtliga deltagare inklusive mobilnummer
Boka transport av påsarna, i detta fallet användes Best Transport
Tid för själva AW:n mellan 16-17
Inte nog med att det bidrar till en god stämning och en fortsatt bra informationsspridning, det sparar också in lite på kostnaderna för vad en “vanlig” konferens/kickoff hade kostat. Detsamma gäller för after worken, att göra det digitalt kan även bidra till att personer som vanligtvis inte har möjlighet att gå på en AW kan vara delaktig. Toppen!
Vi rekommenderar verkligen att ta er tiden att utföra någon av ovan nämnda aktiviteter för att skapa en härlig stämning för era anställda och visar uppskattning och omtanke i en orolig värld.
Tar det aldrig slut? Om vikten av uthållighet
Vad kan man lära sig från extremsportens värld?
Politikerna beskriver coronautbrottet och läget vi befinner oss i som ett marathonlopp. Vi skulle snarare vilja använda liknelsen ”långt ultramarathon”. Under ett marathonlopp behöver du inte äta fast föda utan kan leva på sportdryck, under ett marathon vet du att tröttheten och smärtan är över några timmar senare och i samma lopp kan du tillåta dig att visualisera och se fram emot målgången – den är ju ändå inom räckhåll.
I längre ultramarathon, eller en lång havskappsegling, som kanske sträcker sig över ett dygn eller längre, krävs helt andra mentala och fysiska tekniker för att lyckas. En av nycklarna handlar om att bekanta sig med – och anpassa sig efter – en ny verklighet (inte fullt lika bekväm som den innan). Det innebär att släppa tankar på hur skönt det kommer att bli att komma i mål (och allt blir “normalt”) och istället hitta smarta sätt att hantera nuet så bra som möjligt.
I denna artikel delar Elin & Emmy (som springer ultramarathon) och Peter (som havskappseglar internationellt) med sig av sina bästa tips.
Definiera och använd processmål för att se till (och visualisera) att ni gör rätt saker istället för att stirra er blinda på stora resultatmål som kanske omöjligt kan uppfyllas just nu. Vill ni jobba med resultat mål så bryt ner dem i korta delmål som kan checkas av löpande.
Fundera över vad du och ditt team/din organisation behöver för att må bra - och se till att löpande fylla basbehoven så att ni håller i längden. Skriv gärna ner dem i en checklista som ni regelbundet kan checka av.
Var medvetet närvarande för att fånga upp eventuella signaler om att du/ni inte mår bra och snabbt kunna agera på detta. På individnivå kan det handla om en stunds eftertanke varje dag, på team- eller organisationsnivå kan ni använda retrospektiv i samma syfte.
Se dessa tider som ett viktigt stresstest av organisationen och dokumentera löpande vart det läcker, var skaven dyker upp och vilka värderingar som inte håller för trycket. Därifrån kan ni garanterat dra viktiga lärdomar som ni kan ha med er framåt.
Hellre än att bygga en glansig och konstgjord “nu är vi bara positiva”-mentalitet, prata ärligt och öppet om era rädslor och hur ni kan hjälpa varandra att växeldra när det känns tufft.
Oavsett hur tufft ni har det eller får det så är omtanke, kärlek och stöttning gratis. Fokusera på att stärka gemenskapen och vi-känslan i organisationen samtidigt som ni hittar smarta sätt att hjälpa till och bidra till samhället. ”En mänsklig varelse känner sig duglig och kompetent endast så länge han tillåts att bidraga med lika mycket eller mer än någon har gett honom.” (L. Ron Hubbard)
HR Hotline
Maj ut erbjuder vi en gratis HR-hotline för att svara på frågor relaterade till corona (arbetsrätt, krishantering ledarskap etc.) för företag upp till 50 medarbetare som inte har HR-stöd idag.
Kontakta Emmy Karnerud (0793 00 77 07) eller
Elin Hartelius (0793-14 02 00) så hjälper de er så gott de kan/hinner.