HR-frågor i Coronatider #4
Saker som du som startup eller snabbväxande bolag funderar på just nu!?
Detta är veckan då ansökan om korttidsarbete öppnar.
För att få stöd gör du så här:
Gå in på Tillväxtverkets hemsida
Gör webbtestet som visar om du har rätt eller inte till stöd
Fyll i excelmallen “beräkningshjälp” som ska bifogas i ansökan.
Fyll i och signera ansökan (med Bankid), den som signerar måste ha rätt att representera bolaget
Tre månader efter att din ansökan har godkänts ska du sammanställa utfallet för korttidsarbete. Det är därför bra om du och dina medarbetare löpande har koll på hur mycket ni arbetar. Det ska du göra inom två veckor efter periodens slut. Har ni ingen tidsredovisning kopplad till löneprogrammet så kanske det kan vara värt att spana in tjänsten Toggle.
Igår, 7/4 uppdaterade Tillväxtverket informationen om vilket tidsspann som den nedsatta arbetstiden ska fördelas (gå jämt upp) inom. De har tidigare angett en månad, men nu står:
“Arbetsgivare leder och fördelar arbetet under arbetstiden. Parterna kan enas om att arbetstidsminskning enligt avtalad nivå ska tillämpas under varje stödmånad under avtalsperioden. Parterna kan också enas om att en viss nivå ska tillämpas i genomsnitt under avtalsperioden, men att arbetstidsminskningen ska läggas ut varierat under perioden.” (Tillväxtverket)
Jobba remote?
Vill du hellre försöka ställa om och jobba mer remote så har vi den senaste veckan djupdykt på området.
Så här kan du jobba med kulturen och samarbetet trots att ni inte ses fysiskt men samtidigt bibehålla hög produktivitet:
Implementera ett chattprogram som har stöd för öppna chattrum där nya användare kan se chattloggen bakåt i tiden. Uppmuntra till konversation i öppna kanaler istället för enskilda chattar. Då har alla samma förutsättningar att ta del av informationen.(exempel på bra chattprogram Slack, hangouts, teams)
När en mötes medlem är remote, se till att alla deltagare ansluter sig till mötet på samma sätt via sin egen skärm.
Personer som inte befinner sig på kontoret IRL utelämnas aldrig ur beslutsfattande diskussioner för att bli “inloopade senare” utan tas med direkt antingen via chat eller snabbt videomöte. (Tandem, teams, zoom är bra exempel på digitala verktyg)
Ledare bjuder in sina medarbetare till återkommande checkins för att försäkra sig själva och medarbetaren att de båda har samma bild över mål och deadlines. I samma möte kan medarbetaren redovisa vilken progress den har gjort sen föregående mötet.
Medarbetaren på distans skall jobba i ett tyst rum med stängd dörr för att synliggöra för sig själv att hen är på jobbet och minimera störningsmoment.
Överkommunicera - marknadsteori kring kommunikation bygger på att folk behöver höra samma budskap minst 7 gånger innan de helt kan förstå det.
Rätt digitala verktyg - samarbeta med din IT avdelning och köp in digitala verktyg så VPN, Chat, video, projektledning, dokumentation blir delbar, kollaborativ och går att ansluta sig till remote.
Gemensamma arbetstider - Precis som många företag tillämpar kärnarbetstid vid flextid (tider då alla måste infinna sig på kontoret) har dessa företag också gemensamma kärn arbetstider för att underlätta snabb direkt kommunikation, då vet medarbetarna vilken förväntning som finns och kan planera sitt privata liv runt kärnarbetstiden.
Time management - Sätt tydliga riktlinjer för dig själv när du jobbar och när du lämnar jobbet. Strukturera din dag så du kan följa ditt tidsschema och se till att det lirar med företagets övergripande kärntid. Under kärntiden se till att du är tillgänglig för dina kollegor och lägg det arbete som kräver koncentration utanför kärntiden.
För att ovan nämnda actions ska få så bra genomslagskraft som möjligt krävs det att du som ledare också gör aktiva åtgärder för att förstärka tillit och gemenskap i din organisation. Men tillit inom ett företag är inget som skapas över en natt och måste ständigt underhållas.
Aktiviteter som bibehåller hög tillit i en organisation har som fokus på att öka den sociala gemenskapen, öka informationsutbytet och ena medarbetarna kring gemensamma mål.
Är du nyfiken på mer rekommenderar vi att du läser våra två artiklar på ämnet kultur och produktivitet inom remote företag:
Hur skapas en gemensam kultur på distans?
Vad gör “remote”-företagen annorlunda för att uppnå hög produktivitet?