HR-frågor i Coronatider #2

Saker som du som startup eller snabbväxande bolag funderar på just nu!?

Nedan har vi sammanställt de vanligaste frågorna som vi får med anledning av de förändringar som regeringen har tagit fram i corona-virusets spår. Det är viktigt att notera är att riksdagen inte har tagit beslut till nedan beskrivna åtgärder (korttidsarbete och sjuklön). Men allt tyder på att riksdagen kommer att följa de riktlinjer som finns i beredningen vilket kommer att få nedan konsekvenser för oss som företagare. Extra ändringsbudgeten är schemalagd för besluttsfattande den 2 april så först då vet vi exakt hur det blir. 

Hur går jag tillväga om jag vill använda möjligheten till korttidsarbete för mina medarbetare?

För alla arbetsgivare gäller…

För att kunna få möjlighet till stödet korttidsarbete måste arbetsgivaren ha använt sig av “andra tillgängliga åtgärder” för att minska sina arbetskraftskostnader. Sådana åtgärder är att säga upp medarbetare som inte är tillsvidareanställda och som inte bedöms som verksamhetskritiska, exempelvis konsulter, inhyrd personal eller tillfälligt anställd personal. Vilka som är verksamhetskritiska måste bedömas i varje enskilt fall. Arbetsgivaren ska tydligt kunna motivera varför en åtgärd inte kan vidtas. 

Arbetsgivaren måste också kunna visa på svårigheter att klara de ekonomiska utmaningar som kommer i kölvattnet av covid-19. Svårigheterna ska alltså vara orsakade av ett förhållande utom arbetsgivarens kontroll och specifikt drabba företagets verksamhet. Förbered dig genom att ta fram följande underlag:

  • Beskriv hur arbetsgivaren drabbats av svårigheter att klara de ekonomiska utmaningar som kommer i kölvattnet av Covid-19;

  • Beskriv på vilket sätt arbetsgivaren redan har använt sig av andra tillgängliga åtgärder för att minska arbetskraftskostnader, såsom uppsägning av ej verksamhetskritisk personal som inte är tillsvidareanställd (i de fall detta är möjligt);

  • Ta fram uppdaterade balansräkningar som visar att arbetsgivaren inte befinner sig i s.k. kontrollbalansräkningsplikt.

För dig utan kollektivavtal, men medarbetare som är fackanslutna gör du såhär:

  • Skriv individuella överenskommelser om korttidsarbete. Minst 70% av medarbetarna måste skriva under en sådan överenskommelse för att arbetsgivaren ska kunna nyttja stödet. Notera också att det endast är de medarbetare som har skrivit under en individuell överenskommelse som kan arbetstidsförkortas.

  • För de medarbetare som är med i facket - skicka kopior på deras signade avtal till respektive fack, så att de också kan skriva på och returnera till er. Detta rekommenderas från många fackförbund då det kan komma att behövas som underlag i ansökningsprocessen.

För dig utan kollektivavtal och utan fackanslutna medarbetare gör du såhär:

  • Skriv individuella överenskommelser om korttidsarbete. Minst 70% av medarbetarna måste skriva under en sådan överenskommelse för att arbetsgivaren ska kunna nyttja stödet. Notera också att det endast är de medarbetare som har skrivit under en individuell överenskommelse som kan arbetstidsförkortas.

För dig med kollektivavtal (som har central överenskommelse om korttidsarbete) gör du såhär:

  • Kolla med er arbetsgivarorganisation om det finns centralt avtal som stödjer korttidsarbete (centrala avtal sluts löpande för att underlätta för parterna). Om ja så är flera av detaljerna redan förhandlade av de centrala parterna. Skicka en vanlig MBL-förhandlingsframställan till lokalt fack och förhandla som ni brukar (inom de centrala ramarna).

Hur funkar det för medarbetare som i dagsläget tjänar över 44 000 kr (där taket för korttidsarbete troligtvis hamnar)?

Det finns i skrivande ingen definitiv information om hur löner över 44 000 ska hanteras, d.v.s. om de ska sänkas med motsvarande procentsats eller om arbetsgivaren ska betala 100% av lönen över 44 000 kr. Däremot verkar arbetsgivarorganisationer och arbetstagarorganisationer överens om att hela lönen ska sänkas med aktuell procentsats och detta skrivs in i de flesta centrala avtal som kollektivavtalsbundna arbetsgivare behöver följa vid sina lokala förhandlingar.

Bra länkar för mer info om korttidsarbete

Vad gör jag som arbetsgivare när någon medarbetare blir sjuk? (D.v.s. betalar jag ut sjuklön eller ej)?

Tills beslutet är bestämt den 2 april ska du agera som vanligt vid sjukdom, d.v.s. du ska betala ut sjuklön som vanligt till den anställde och göra ett karensavdrag för första sjukdagen.

I förslaget som kommer beslutas den 2 april tas karensavdraget tillfälligt bort och den som är sjuk kan alltså få ersättning från dag 1 i sjukperioden. Medarbetarna kommer själva att behöva ansöka om ersättning hos Försäkringskassan. Detta ska gälla från och med den 11 mars till och med den 31 maj 2020.

Förslaget innebär även att staten tillfälligt tar hela kostnaden för alla sjuklöner under april och maj. När det gäller ersättningen för sjuklönekostnaden innebär förslaget att du rapporterar in sjuklönekostnaden som vanligt till Skatteverket. Du ersätts sedan genom ditt skattekonto.  

Läs mer om detta och andra relaterade frågor på Försäkringskassans hemsida.

Jag behöver minska personalkostnaderna med anledning av coronakrisen, vilka verktyg har jag?

Möjligheten till korttidsarbete är den mest kostnadseffektiva åtgärden att ta till i och med att du snabbt kommer kunna återta dina medarbetare i arbete så fort som du ser att försäljning/orderingång/kunderna återkommer. Du slipper således att tappa din kompetens.

Andra verktyg att ta till är lönesänkningar och uppsägningar. Dessa verktyg är mer komplexa att använda sig av och ger olika konsekvenser på lång sikt. Känner du dig villrådig i hur du ska agera och vill ha ett bollplank kring processen av uppsägning och lönesänkning tveka inte att höra av dig till oss. 

Hur kan jag mobilisera en vinnande kultur i tider som dessa?

Grit är ett begrepp som psykologen Angela Duckworth myntade och kan översättas till “jävlar anamma”. Hos många start up bolag finns det mycket grit, bolagen har startat från 0, formulerat sitt erbjudande till marknaden, sålt, utvecklat erbjudanden, rekryterat, byggt team. Många gånger utan resurser eller tillräcklig kunskap. Men de lyckas ändå, för de har ett “jävlar anamma”. Man kämpar, anpassar sig till nya omständigheter och driver på. Och ofta ser man det som minst lika mycket skoj som jobb. Den här egenskapen har vi stor nytta av nu. Prata gärna i organisationerna om hur vi TILLSAMMANS ska klara det här, ge nyanserad positiv feedback och fundera tillsammans på varför det går så bra för oss - det utvecklar vårt grit. Och när vi kommer ur krisen har vi blivit oövervinnerliga. 

Vi återkommer nästa vecka med ett längre inlägg om hur du kan bygga en grym kultur i en 100%-ig virtuell arbetsmiljö.

PS. Exempel på användbara mentala strategier hämtade från extremsportens värld hittar du här.